Após muito burburinho, especulação e reclamação, as empresas brasileiras se preparam para a entrada em vigor do programa, que tem como objetivo unificar o envio de dados das empresas ao governo federal e foi idealizado como uma ferramenta de fiscalização mais rigorosa, além de diminuir a papelada e não necessitar mais enviar o mesmo documento para mais de um órgão.
De acordo com o cronograma divulgado pelo Governo Federal, as grandes empresas, que faturaram mais de R$ 78 milhões em 2014, deverão iniciar o uso do sistema a partir de setembro de 2016. Já as empresas que faturaram até R$ 78  milhões no ano passado, devem enviar as informações gerais pelo eSocial a partir de janeiro de 2017. Especialistas consideram o cronograma apertado até mesmo para as grandes companhias, que deverão arcar com os custos extras na adaptação de seus sistemas às recentes mudanças decorrentes do ajuste fiscal. Em um momento de crise, as empresas estão focadas em ferramentas para não perder faturamento nem postos de trabalho.
Uma pesquisa realizada pela Wiabiliza Consultoria Empresarial com 280 empresas de 16 segmentos mostrou que, até abril, data em que o estudo foi divulgado, 20% das companhias consideravam que seus gestores estavam comprometidos com os impactos do eSocial. Outros 21% ainda não tinham identificado os impactos sobre a cultura organizacional e a gestão de risco, e 9% acompanhavam de longe as novas regras, pois consideram que o software da folha de pagamento atenderá a todas as necessidades. O resultado do estudo expõe a fragilidade das companhias e o despreparo dos profissionais de recursos humanos, maiores responsáveis pelo envio dos dados, o mais complexo deles a folha de pagamento, que concentra cerca de 70% das informações que devem ser passadas para o governo.
Confira abaixo entrevista com Fredson Justo, sócio-diretor da TMF Group, provedora líder global de serviços empresariais, sobre como empresas de qualquer tamanho devem se preparar para a entrada em vigor do eSocial.
Portal Contábil: Qual é a sua opinião sobre o eSocial e de que maneira o programa deve impactar as empresas?
Fredson Justo: Acredito que o eSocial vai contribuir para a diminuição da burocracia a partir do momento que vai automatizar e concentrar em um único canal as exigências de declaração de informações por parte das empresas para o governo. Do lado do Estado, a proposta vai um pouco além e envolve mais controle sobre impostos, benefícios, salários e previdências. A princípio, não há novos impostos ou exigências a serem cumpridos pelos empresários. Tornar o envio obrigatório e eletrônico das informações relacionadas aos colaboradores faz com que as empresas precisem reorganizar e revalidar todos os dados solicitados pelo eSocial, em alguns casos, informações que ainda não eram documentadas, como a parte de saúde e segurança, por exemplo. O cuidado com a qualidade dessas informações será a chave para evitar multas e penalidades às companhias.
PC: Os impactos serão diferentes para grandes, médias e pequenas organizações?
FJ: Os impactos serão diferentes em cada empresa. Tudo vai depender do nível de organização da empresa, da qualidade dos dados que ela dispõe, dos processos internos, cumprimentos de prazos etc. O eSocial elimina a possibilidade de dar um “jeitinho”, as empresas precisarão estar completamente em dia com as suas obrigações e informações. No início, espera-se que as empresas enfrentem dificuldades, mas tudo é questão de hábito e de ter o fornecedor certo para gerenciar a folha de pagamento de forma totalmente aderente à obrigação e formatos.
PC: Quais serão os principais desafios para as empresas no período antes e depois da entrada em vigor do programa?
FJ: O principal desafio para as empresas brasileiras nesse momento antes da entrada em vigor do eSocial certamente será a adaptação de seus sistemas e a organização da documentação que deverão prestar conta eletronicamente. Após a implantação do programa, as empresas precisarão ficar muito atentas aos prazos para envio de cada informação relacionada a mudanças na organização e no seu quadro de colaboradores para evitar a aplicação de multas e possíveis processos. Admissões, por exemplo, deverão ser reportadas até o dia da contratação, nunca após essa data.
PC: Qual é a complexidade desse período de adaptação?
FJ: Nem todas as empresas têm suas informações documentadas e deverão correr atrás disso para tê-las em ordem de acordo com o cronograma estabelecido para cada categoria. Nesse ponto, o tempo é fator crucial e, por isso, o eSocial gerou tantas discussões acaloradas. Empresas de todos os tamanhos, sejam elas nacionais ou internacionais, deverão se adequar ao programa e reportar ao governo questões relacionadas à sua força de trabalho utilizando as mesmas regras e formatos, inclusive sistemas específicos de folha de pagamento. Temos ajudado nossos clientes realizando a classificação e validação necessária de dados para que estejam prontos para o eSocial. Outro fator de complexidade se dará nas adaptações sistêmicas que vão acontecer nas empresas durante o período de implementação do programa, e que podem impactar diretamente nas rotinas e processos das áreas afetadas. A TMF Group investiu fortemente na reconfiguração dos sistemas para garantir que o envio das informações de nossos clientes esteja completamente derente ao novo formato, além de treinar as equipes dedicadas para utilizá-lo e instruir os clientes.
PC: Quais são os ganhos para o empregado?
FJ: O empregado terá mais segurança em relação ao cumprimento dos seus direitos previdenciários e trabalhistas pelas organizações uma vez que o eSocial facilitará a fiscalização do governo sobre elas. Adicionalmente, ele terá acesso a todas as suas informações através do Portal do eSocial, brindando maior transparência e acesso na relação empregador e empregado. Nos últimos dias, temos visto uma série de problemas relacionados ao envio das informações dos empregados domésticos pelo eSocial e muitos profissionais colocaram o sistema em xeque. Eu acredito que o problema, dado o volume que está sendo gerenciado no momento, conduzirá os especialistas do eSocial para aprimorar a plataforma e prepará-la para a real demanda, que terá um volume de informações muito maior.